Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del Tratamiento

El responsable del Tratamiento de los datos personales es Hilos de gracia, quien opera comercialmente bajo el nombre Hilos de Gracia.

• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
• Sitio web: https://hilosdegracia.com.
• Correo electrónico: info@hilosdegracia.com.
• Teléfono: +57 314 271 4588.
• Área responsable: Servicio al Cliente y Protección de Datos Personales.

2. Marco normativo

Esta Política se adopta principalmente de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que modifiquen, adicionen o sustituyan el régimen colombiano de protección de datos personales. Cuando resulte aplicable, también se observarán las reglas de comercio electrónico, protección al consumidor, mensajes de datos, conservación documental, obligaciones contables, tributarias y prevención del fraude.

3. Alcance

Esta Política aplica a los datos personales de visitantes, clientes, compradores, destinatarios de regalos o envíos, usuarios registrados, personas que solicitan cotizaciones o personalizaciones, participantes en promociones, suscriptores, proveedores, aliados, contratistas y personas que interactúan con Hilos de Gracia por medios digitales o físicos.

4. Principios aplicables

El Tratamiento se realizará respetando los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, necesidad, temporalidad y responsabilidad demostrada.

5. Datos personales que podemos tratar

Dependiendo de la relación y del canal utilizado, podremos tratar las siguientes categorías:

5.1. Identificación y contacto

• Nombres y apellidos.
• Tipo y número de identificación, cuando sea necesario para facturación, envíos o cumplimiento legal.
• Correo electrónico, número telefónico, dirección y ciudad.
• Datos de contacto suministrados por WhatsApp, formularios, redes sociales o correo electrónico.

5.2. Información comercial, contractual y de pedidos

• Productos consultados, añadidos al carrito, comparados, marcados como favoritos o comprados.
• Información de facturación, entrega, transportadora, estado del pedido, cambios, garantías y devoluciones.
• Preferencias de diseño, materiales, colores, tallas, nombres, fechas, mensajes, símbolos o instrucciones de personalización.
• Historial de comunicaciones, solicitudes, cotizaciones, presupuesto aproximado y tipo de consulta.
• Información de destinatarios de regalos o envíos suministrada por el comprador.

5.3. Información de pago

Podremos recibir datos como medio de pago seleccionado, estado, referencia y confirmación de la transacción. Cuando el pago sea procesado por bancos o pasarelas externas, los datos completos de tarjetas, cuentas o credenciales financieras serán tratados directamente por dichos proveedores bajo sus propias políticas y estándares de seguridad. Hilos de Gracia no deberá almacenar números completos de tarjetas ni códigos de seguridad.

5.4. Datos de cuenta y autenticación

• Nombre de usuario, identificador de cuenta y contraseña almacenada de forma cifrada o resumida.
• Historial de pedidos, direcciones guardadas, preferencias, lista de deseos y sesiones iniciadas.
• Solicitudes de recuperación de contraseña e información técnica asociada.

5.5. Datos técnicos y de navegación

• Dirección IP, fecha y hora de acceso, navegador, sistema operativo, dispositivo y agente de usuario.
• Páginas visitadas, productos vistos, fuente de tráfico, duración aproximada, acciones en el carrito y eventos de navegación.
• Registros de errores, seguridad, prevención de fraude y actividad del servidor.
• Identificadores obtenidos mediante cookies, píxeles, almacenamiento local o tecnologías similares.

5.6. Comentarios, reseñas y contenido aportado

• Nombre, correo electrónico, calificación, reseña, comentario, imagen o contenido voluntariamente publicado.
• Dirección IP y agente de usuario para moderación, seguridad y detección de spam.

5.7. Datos sensibles

Hilos de Gracia no solicita datos sensibles como requisito ordinario para comprar. Sin embargo, una personalización, mensaje, símbolo o elección de producto podría revelar voluntariamente convicciones religiosas o filosóficas, información que la ley colombiana considera sensible. Su suministro es facultativo, no condiciona la compra y, cuando sea necesario tratarlo, se solicitará autorización explícita. El Titular puede abstenerse de suministrarlo.

5.8. Datos de terceros

Cuando una persona suministre datos de un tercero —por ejemplo, el nombre, teléfono o dirección del destinatario de un regalo— declara que cuenta con autorización para compartirlos y que los datos son correctos. Hilos de Gracia los usará únicamente para la finalidad informada, como fabricar la personalización, coordinar la entrega o atender la solicitud.

6. Finalidades del Tratamiento

6.1. Finalidades necesarias para la relación comercial

• Atender consultas, solicitudes, cotizaciones y mensajes.
• Diseñar, personalizar, fabricar, reservar, vender y entregar productos.
• Crear y administrar cuentas, listas de deseos, carritos y preferencias.
• Gestionar pagos, validaciones, facturación, recaudo y conciliaciones.
• Coordinar envíos, entregas, novedades logísticas y confirmación de recepción.
• Atender garantías, cambios, devoluciones, retractos, reclamaciones y servicio posventa.
• Verificar identidad cuando sea razonablemente necesario.
• Detectar y prevenir fraude, abuso, accesos no autorizados, incidentes y riesgos de seguridad.
• Cumplir obligaciones contractuales, contables, tributarias, comerciales, administrativas y judiciales.
• Conservar soportes de autorizaciones, pedidos, pagos, comunicaciones y atención al cliente.
• Gestionar relaciones con proveedores, contratistas, aliados y prestadores de servicios.
• Defender derechos, atender requerimientos de autoridades y resolver controversias.

6.2. Funcionamiento, mejora y seguridad del sitio

• Permitir el funcionamiento de la tienda, carrito, inicio de sesión, favoritos, comparador y formularios.
• Recordar preferencias y mantener sesiones.
• Medir desempeño, corregir errores, mejorar la experiencia, contenidos, productos y procesos.
• Generar estadísticas y análisis agregados o anonimizados.
• Moderar reseñas y comentarios, así como detectar contenido malicioso o spam.

6.3. Finalidades opcionales de marketing

Cuando exista autorización previa, expresa e informada, podremos:

• Enviar novedades, lanzamientos, promociones, recordatorios de carrito y comunicaciones comerciales.
• Contactar por correo electrónico, llamada, SMS, WhatsApp, redes sociales u otros canales autorizados.
• Segmentar audiencias y personalizar publicidad conforme a intereses o interacciones.
• Medir campañas y mostrar anuncios en plataformas de terceros.
• Invitar a participar en encuestas, concursos, eventos o programas de fidelización.

La autorización para marketing es opcional y puede revocarse en cualquier momento mediante los canales indicados en esta Política o mediante el mecanismo de cancelación incluido en cada mensaje. La negativa o revocatoria no afectará la compra ni el servicio solicitado.

6.4. Testimonios, fotografías y publicaciones

Las fotografías, videos, nombres completos, testimonios o historias identificables de clientes solo se publicarán con autorización específica. Una reseña enviada directamente en el sitio podrá mostrarse públicamente con el nombre o seudónimo informado por el usuario, de acuerdo con la configuración visible del formulario.

7. Autorización y aviso de privacidad

Salvo las excepciones legales, el Tratamiento se realizará con autorización previa, expresa e informada del Titular, obtenida por medios físicos, electrónicos, verbales o mediante conductas inequívocas que permitan su consulta posterior. El silencio no se entenderá como autorización.

En el momento de la recolección se informarán las finalidades, los derechos del Titular, los datos de contacto del Responsable y el acceso a esta Política. Hilos de Gracia conservará prueba de la autorización y de la versión del aviso de privacidad aceptada.

Las casillas para marketing, publicación de testimonios, tratamiento de datos sensibles y cookies no necesarias deberán presentarse de forma separada cuando corresponda y no deberán estar premarcadas.

8. Cookies y tecnologías similares

El sitio puede utilizar cookies, píxeles, etiquetas, identificadores y tecnologías similares. Algunas son necesarias para operar la tienda y otras permiten recordar preferencias, analizar el uso o realizar publicidad.

El usuario podrá aceptar, rechazar o configurar las cookies no necesarias desde el panel o banner disponible en el sitio. También puede eliminarlas o bloquearlas desde su navegador; hacerlo puede afectar funciones como el carrito, el inicio de sesión o las preferencias.

8.1. Cookies habituales de WordPress y comercio electrónico

Según la configuración activa, el sitio puede usar cookies temporales o persistentes para comprobar si el navegador acepta cookies, mantener el carrito, recordar la sesión, conservar opciones de visualización, gestionar el acceso, recordar datos del formulario de comentarios o identificar contenido editado por usuarios autorizados. Su duración puede ir desde la sesión del navegador hasta varios días, semanas o aproximadamente un año, según la función.

9. Comentarios, reseñas, medios y contenido incrustado

9.1. Comentarios y reseñas

Cuando los visitantes publican comentarios o reseñas, se recopilan los datos visibles en el formulario, la dirección IP y el agente de usuario del navegador para moderación, seguridad y detección de spam.

Si la función está habilitada, una cadena anónima o hash derivada del correo electrónico puede enviarse a Gravatar para comprobar si el usuario utiliza ese servicio. Tras aprobarse el comentario, la imagen pública del perfil podría mostrarse junto a la reseña. Gravatar opera bajo su propia política de privacidad.

9.2. Medios cargados por usuarios

Si el sitio permite subir imágenes, se recomienda eliminar previamente los datos de ubicación incorporados, como GPS EXIF. Otros visitantes podrían descargar una imagen pública y extraer esa información. Hilos de Gracia podrá remover metadatos o rechazar archivos que impliquen riesgos.

9.3. Contenido incrustado

El sitio puede incorporar videos, imágenes, mapas, publicaciones o herramientas de otras plataformas. Dicho contenido puede comportarse como si el visitante accediera directamente al sitio tercero, que podría recolectar datos, utilizar cookies y medir la interacción bajo sus propias condiciones.

10. Encargados, destinatarios y terceros

Hilos de Gracia podrá permitir el acceso o comunicar datos personales, dentro de lo necesario, a proveedores que actúen como Encargados o destinatarios, entre ellos:

• Proveedores de alojamiento web, dominio, correo, copias de seguridad y ciberseguridad.
• WordPress, WooCommerce, Elementor y proveedores de temas o complementos activos.
• Pasarelas de pago, entidades financieras, adquirentes y operadores antifraude.
• Transportadoras, mensajeros, operadores logísticos y prestadores de entrega.
• Proveedores de facturación, contabilidad, soporte jurídico y gestión administrativa.
• Servicios de formularios, atención al cliente, CRM, correo, SMS o mensajería.
• WhatsApp/Meta y redes sociales cuando el usuario decida comunicarse por dichos canales.
• Servicios de analítica, medición, publicidad, detección de spam o prevención de abuso, si están habilitados.
• Autoridades administrativas, tributarias, judiciales o de policía, cuando exista deber legal u orden válida.

Los proveedores deberán tratar los datos únicamente para las finalidades autorizadas, mantener confidencialidad, adoptar medidas de seguridad y cumplir las obligaciones legales y contractuales que les correspondan. Cada plataforma independiente también puede aplicar su propia política.

11. Transferencia y transmisión internacional

Algunos proveedores tecnológicos pueden operar o almacenar información fuera de Colombia. Cuando exista transferencia o transmisión internacional, Hilos de Gracia aplicará las reglas previstas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, incluyendo autorizaciones, excepciones legales, contratos de transmisión, cláusulas de protección y demás mecanismos exigibles según el caso.

12. Conservación de la información

Los datos serán conservados durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales o contractuales. Posteriormente serán eliminados, anonimizados o bloqueados cuando proceda.

• Pedidos, facturas y soportes: durante los plazos comerciales, contables, tributarios y jurídicos aplicables.
• Cuentas de usuario: mientras permanezcan activas y por el período adicional necesario para atender obligaciones o reclamaciones.
• Consultas y cotizaciones: durante el tiempo necesario para responder, hacer seguimiento y conservar evidencia razonable de la atención.
• Marketing: hasta que se retire la autorización o los datos dejen de ser necesarios, sin perjuicio de conservar una lista mínima de exclusión.
• Comentarios y reseñas: mientras permanezcan publicados o sean necesarios para moderación, integridad del historial y defensa de derechos.
• Registros técnicos y de seguridad: por períodos proporcionales al riesgo, prevención del fraude, diagnóstico e investigación de incidentes.

La supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservación, una controversia pendiente o la necesidad de formular, ejercer o defender reclamaciones.

13. Seguridad de la información

Hilos de Gracia adoptará medidas administrativas, técnicas y humanas razonables y proporcionales al tipo de datos y riesgos, orientadas a prevenir pérdida, adulteración, consulta, uso, acceso, divulgación o destrucción no autorizada. Estas medidas pueden incluir control de accesos, contraseñas robustas, actualizaciones, copias de seguridad, cifrado cuando corresponda, gestión de proveedores, registros de actividad y procedimientos de respuesta a incidentes.

Ningún sistema es absolutamente invulnerable. Cuando se identifique un incidente que pueda comprometer datos personales, se evaluará, contendrá, documentará y reportará a las autoridades o Titulares cuando la normativa aplicable así lo exija.

14. Derechos de los Titulares

El Titular podrá ejercer, de manera gratuita y conforme a la ley, los siguientes derechos:

• Conocer, acceder y consultar sus datos personales.
• Solicitar actualización, rectificación o corrección.
• Solicitar prueba de la autorización, salvo excepción legal.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión cuando sea procedente.
• Negarse a suministrar datos sensibles o datos de menores cuando sean facultativos.
• Presentar consultas o reclamos por presunto incumplimiento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite directo.

15. Consultas, reclamos y solicitudes

15.1. Quiénes pueden ejercer los derechos

Podrán hacerlo el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado debidamente acreditado, y quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de menores serán ejercidos por quienes estén legalmente facultados para representarlos.

15.2. Canal

Las solicitudes deberán enviarse a info@hilosdegracia.com con el asunto “Protección de datos personales”.

15.3. Contenido mínimo

• Nombre completo e identificación del solicitante.
• Calidad en la que actúa y soporte de representación, cuando corresponda.
• Descripción clara de la consulta, hechos o datos objeto de solicitud.
• Dirección física o electrónica para recibir respuesta.
• Documentos o pruebas que desee hacer valer.

Para proteger la privacidad, Hilos de Gracia podrá solicitar información razonable para verificar la identidad, evitando pedir datos excesivos.

15.4. Consultas

Las consultas sobre información personal se atenderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Si no fuera posible responder en ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

15.5. Reclamos

Los reclamos de corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento se atenderán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día posterior a su recepción. Si no fuera posible responder en ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane. Si transcurren dos (2) meses sin aportar lo requerido, se entenderá desistido. Una vez recibido el reclamo completo se incorporará, cuando corresponda, la leyenda “reclamo en trámite” en la base de datos.

15.6. Revocatoria y supresión

La revocatoria o supresión se tramitará cuando resulte legalmente procedente. Podrá negarse total o parcialmente cuando exista un deber contractual o legal de conservar la información, una investigación, una obligación pendiente o la necesidad de defender derechos.

15.7. Queja ante la autoridad

El Titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar la consulta o el reclamo directamente ante Hilos de Gracia, conforme al requisito de procedibilidad previsto en la Ley 1581 de 2012.

16. Niños, niñas y adolescentes

La tienda está dirigida principalmente a personas con capacidad legal para contratar. Hilos de Gracia no busca recolectar directamente datos de menores. Cuando sea necesario tratar datos de un menor —por ejemplo, el nombre para personalizar o entregar un regalo— se requerirá autorización de su representante legal, se respetará su interés superior y sus derechos fundamentales, y se tendrá en cuenta su opinión según su madurez y capacidad de comprensión.

No se solicitará a menores que suministren por sí solos información financiera, datos sensibles, direcciones de entrega u otra información que implique riesgos.

17. Cambios a esta Política

Hilos de Gracia podrá actualizar esta Política para reflejar cambios legales, tecnológicos, comerciales o en los proveedores utilizados. La versión vigente estará publicada en el sitio con su fecha de actualización. Los cambios sustanciales relacionados con la identidad del Responsable o nuevas finalidades que puedan afectar la autorización serán comunicados de manera oportuna antes de implementarse y se solicitará una nueva autorización cuando sea exigible.

18. Contacto

Esta Política regula el tratamiento de datos personales. Las condiciones de compra, pagos, precios, envíos, garantías, cambios, retracto y demás reglas de la relación de consumo deben desarrollarse separadamente en los Términos y Condiciones de la tienda.